降低沟通成本的核心三要素

沟通成本哪个公司能算出来?

沟通成本是企业看不见三大成本最重要的一个成本,其实很多企业的问题都是沟通。

沟通中如果重视最重要的三要素,可以有效的降低沟通成本。

01 要素1:沟通要闭环

日常工作中,容易小看了沟通,有的人以为说我告诉你件事就是沟通。NO,那不是沟通。

有没有过这种经验,当你发了一个微信给别人,别人给你回了俩字,收到。但是回复是否就意味着对方会去执行,或者否同意了建议或提案?

他并没有说,是不是这样?!

举两个例子做个对比。

一个某厂 新业务做线上引流的商务合作,项目经理小A负责。

计划跟某网约车公司谈引流的合作。通过电话联系上了对方主管商务合作的副总,表达引流的合作意向,简要介绍了业务方案。对方回复好的,先看下方案。

另一个同样是该项目,项目经理小B负责。

计划跟某视频公司谈引流的合作。同样通过电话联系上了对方主管该业务的高管级负责人,也同样表达引流的合作意向,简要介绍了业务方案。但是沟通并没有停留在这,小B继续问,因为这个项目是战略级项目,时间要求比较紧,是本公司COO直接负责,询问是否在近期安排一下对方和本方负责人的沟通,迅速确定了对方的时间;进展到此应该是完成了预定目标,但是对于小B来说,尽快确定会议时间不是目的,会议要为整个项目负责,所以会议要有成效,有后继的动作,所以他马上又询问对方具体的业务和产研负责人是谁,还有哪些人要参加会议,落实人员后,马上与对方联系,明确了对方领导的意向后,顺利的完成了会议预约并同步了讨论议题和业务方案。沟通到这里是否算是比较圆满了呢?

在小B看来,这轮沟通还没有结束,虽然完成了约会的目标,但是,这样的会议很难高效,也很难产生后继可执行的动作,他又跟具体的负责人约定了在正式会议前的小型会议,讨论一些识别出的主要卡点,这样在正式会议前,主要卡点被解决,可以帮助两方负责人聚焦在合作上,不会因为小问题的确认而导致后继的执行效率降低。

小B的处理,好像看起来有点繁琐是不是?但是他不会出现误解,不会出现茫然的等待和想当然。否则你以为他答应了,他以为这不叫答应,最后就扯皮了,这就是沟通经常出现的问题。

02 要素2:沟通前要明确目标,沟通中清楚表达

另外跟别人沟通之前先想好,我希望对方记住什么,千万不要以为沟通很简单,说会说话就会沟通吗?

不是那么简单,我给你讲一个我亲身的经历,有一个项目,涉及到多方业务参与,把各方业务和产研对接人拉到群里,事前也开了几次会议,已经到了

需要各方提供排期的阶段,作为发起方,需要制定整体的项目计划,首先询问各方的排期,其中有一个业务线,回复这个需求比较简单,会很快能上线。这时候询问对方,预计需要多长时间,对方产研负责人说,2-3天的工组量,会很快。根据这个回复,很容易识别,这个业务线的产研工作不会形成阻碍。但是正式项目计划核实的时候,对方说,之前只是做粗估,虽然工作量不大,但是需要内部排期,他们内部的排期已经排到2个月后了,意味着这个需求需要到2个月后,才能确定什么时候可能上线。

这个沟通的问题,是我没说清楚,可以回忆一下我们在跟别人沟通的时候有没有说岔了的情况,你说东他理解到西去了,不要赖别人,只能在自己身上找原因,给谁说什么事情尽量精准,说得非常仔细,以防止类似的问题再次发生。

03 要素3:沟通要团队内部保持一致

另外我们为什么要反复强调团队学习,我跟所有的合作伙伴提这个要求,沟通前项目团队内部全部成员,我们先定义名词,然后对于业务目标、时间目标形成统一,这样团队就有了统一的语言体系,可以保证理解一致,沟通的时候大家的头脑一直处于在线的状态。这样就整体的降低了沟通成本。这样大家就不是听某一个人的,而是听大家的。

所以说当思想统一了、认知统一了、定义统一了,标准统一了,沟通就变得简单了。

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